Tietosuoja/GDPR

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Pieksänlinna Oy:n asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun eli kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakassuhteeseen Pieksänlinna Oy:n kanssa. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan huonevarausta tehtäessä tai palvelu – sekä huonelaskutusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat:

• asiakkaan tekemien varausten käsittely
• asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
• mahdollinen asiakasviestintä
• palveluiden myynnin ja toteutus
• palveluiden markkinointi
• maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja asiakaspalveluiden kehittäminen

Käsiteltävät henkilötiedot

Mistä henkilötietoja kerätään?

Rekisterinpitäjä saa henkilötietoja:

• rekisteröidyiltä itseltään esim. sähköpostin, varausjärjestelmän tai puhelun välityksellä 
• palveluiden käytöstä ja vierailujen yhteydessä saatavat tiedot
• ulkopuolisilta hotellien varauspalveluyrityksiltä
• rekisteröidyn työnantajalta palveluiden varaamisen yhteydessä
• ulkopuolisista lähteistä kuten julkisista rekistereistä

Henkilötietojen käsittely

Asiakasrekisterin tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävään tietojen käsittely olennaisesti kuuluu. Rekisteriin pääsyyn on erilliset tunnukset ja salasanat. Tietoja ei luovuteta Pieksänlinna Oy:n kanssa työsuhteessa tai varta vasten solmitun  yhteistyösuhteen ulkopuolisille ihmisille.. Tietoja voidaan luovuttaa kuitenkin viranomaisille näiden lakiin perustuvien tietopyyntöjen perusteella.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Käytämme palveluiden tuottamisessa alihankkijoita, jotka voivat olla sijoittautuneena EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt yrityksen palveluita kahteen (2) vuoteen.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen perustellusta syystä tai reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. 

Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

Rekisteröidyn oikeuksista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin ja oikeus vaatia tietojen oikaisemista mikäli ne ovat virheelliset.

Rekisteröidyn pyynnöstä tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa tai ne voidaan poistaa rekisteristä kokonaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä esim. suoramarkkinoinnissa.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä tämän asiakirjan alussa mainittuun rekisterin yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla. Koska kaikki palvelun varaukseen edellyttävät toimet on toteutettavissa vain sähköisesti, myös, sähköposti on perusteltu kanava pyynnön lähettämiseen. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.